Legal Operations e Mapeamento de Processos: a importância da interdisciplinariedade

Um profissional de Legal Operations precisa saber mapear processos.

Escrevemos um artigo sobre as 5 principais habilidades dos profissionais de Legal Operations. Vale a pena conferir as competências que separamos para você se destacar na área.

No presente texto, vamos focar em um ponto que não levantamos lá: o mapeamento de processos.

Obviamente não estudamos isso na faculdade. Porém, com algumas dicas é possível fazer a diferença na sua organização com o mapeamento de processos.

Para que serve mapear processos?

É muito importante entender as pessoas responsáveis por um projeto, por alcançar um objetivo. E talvez mais importante ainda: para entender quais os gargalos do fluxo, as pessoas encarregadas pelas tarefas dessa parte. 

A partir dessa descoberta, é possível tomar medidas para resolver o diagnóstico.

Como mapear processos no jurídico?

Em primeiro lugar, precisamos entender qual o desafio queremos resolver a partir do mapeamento de processos. Assim, conseguimos escolher o ângulo de observação de um fluxo de trabalho.

Existem inúmeras dinâmicas de Design Thinking que podem ajudar. Uma das mais efetivas é a combinação de duas:

1 - Jornada do Usuário:

Nesta, nos colocamos no lugar de uma pessoa em um projeto e destacamos as macro e micro etapas de seu projeto.

Assim, se estivermos mapeando um fluxo de aprovação de documento num departamento jurídico devemos escolher o prisma de observação: do jurídico ou de clientes externos?

Se escolhermos os clientes, vamos mapear o seguinte, a título de exemplo:

1. Negociação do contrato
2. Recebimento do contrato
3. Revisão do contrato
4. Assinatura

E cada etapa dessa tem uma micro etapa, assim na parte de recebimento tem a leitura, o envio de mensagens para a equipe do cliente e muitos outros.

Assim que desenhamos essas etapas, podemos escrever possíveis problemas que ocorrem nela.

Com esses problemas, pessoas e etapas desenhadas, podemos partir para a outra dinâmica que se chama “How Might We” ou “Como poderíamos”?

2 - “How Might We” ou “Como poderíamos”?

Escolhemos os principais ou o principal problema que supomos que irá resolver a questão que nos levou a mapear os processos e fazemos perguntas a partir dela.

Por exemplo, na fase de assinatura do contrato, levantamos o ponto de que:

“Os clientes desejam assinar presencialmente o documento”

As perguntas poderiam ser:

“Como poderíamos convencer os clientes a assinarem digitalmente?”

“Como podemos ajudar nossos clientes com a transição digital?”

As respostas a estas perguntas são possíveis protótipos que irão ser priorizados pelas equipes e podem virar projetos.

Neste artigo trabalhamos a fase de Discovery de uma Design Sprint, um processo de design que objetiva resolver um problema rapidamente e alinhado com toda a empresa.

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Para ser um profissional de Legal Operations, dominar essa intersecção disciplinar é um diferencial e tanto.

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