The Contract Lifecycle: Como e Por que gerir contratos?

Contrato: “negócio jurídico bilateral ou plurilateral gerador de obrigações para uma ou todas as partes, às quais correspondem direitos titulados por elas ou por terceiros”. Elemento fundamental do Direito Privado e da efetivação da vontade de sujeitos de direito, o contrato apresenta-se como constante à vida dos negócios e, consequentemente, de toda a sociedade. Enquanto elemento satélite à figura da propriedade, o contrato é instrumento imprescindível e indispensável à circulação de bens e do sistema capitalista.

O contrato se fundamenta em elementos como a autonomia das partes (plurais e capazes), a licitude do objeto (que deve ser também possível, determinável e patrimonialmente auferível) e baseado do consenso. É, por fim, vinculante, estabelecendo vínculo obrigacional entre as partes que a ele se submetem visando a geração de valor.

O conceito, por si só, já demonstra a importância de uma gestão adequada, eficiente e sustentável dos contratos de uma empresa. Trata-se de manejar interesses diferentes – e muitas vezes conflitantes - consubstanciados em um documento que muitas vezes delineará relacionamentos comerciais e a forma como a empresa ganhará dinheiro e construirá sua reputação. Aqui, cabe pontuar que o contexto econômico em que vivemos é de intensa concorrência e, portanto, assegurar a devida organização e execução de contratos contribui diretamente para a otimização do modelo de negócios.

A atividade empresarial requer o estabelecimento de múltiplos relacionamentos comerciais e contratuais (ex.: fornecedores, clientes, parceiros etc.), presentes em todo eixo de atividade de uma empresa. Estes contratos e sua adequada gestão pressupõem etapas: concepção, redação, revisão, negociação, assinatura, armazenamento, fiscalização, execução e encerramento – abrangendo, assim, as fases pré-contratual, contratual e pós-contratual, que formam o ciclo de vida de um contrato. Estas, por si só, guardam particularidades e dependerão diretamente de uma série de variáveis (ex.: objeto, forma, requisitos específicos, cláusulas especiais, urgência, costume, exigências de mercado, relação das partes, tecnologias envolvidas) que influenciarão diretamente no modo como esse contrato fluirá e atuará no ambiente corporativo e em como gerará impacto para as partes.

Nesse sentido, do que estamos falando, afinal, quando postulamos por uma gestão eficiente de contratos? Como dito, o contrato possui um ciclo de vida – “lifecycle” – baseado em etapas que, em diversos momentos, correm de forma paralela e diretamente atrelada à atividade da empresa. Assim, muitos são os aspectos que devemos analisar. Falamos, assim, da correta administração de prazos; alteração, ajuste, supressão ou adição de cláusulas a depender do fluxo de negócio; manutenção de histórico de informações; revisão de termos; gerenciamento de direitos e obrigações; encaminhamento de procedimentos executórios. Além disso, uma gestão efetiva de contratos permite o constante aprimoramento da atividade empresarial por meio da padronização de termos; monitoramento e visualização panorâmica documental; compreensão de tendências e/ou questões futuras, antevendo panoramas de contingência, litígios e até oportunidades favoráveis, minimizando riscos e maximizando desempenho.

A despeito do senso comum, não se trata de assunto concernente unicamente ao setor jurídico. Do contrário, os instrumentos contratuais na imensa maioria das vezes impõem deveres e obrigações à corporação de forma integrada, carecendo de aplicação vertical e dorsal em relação à empresa de forma una. A importância do engajamento de toda a equipe – em especial a de negócios – advém diretamente de a capacidade da gestão de contratos impactar positivamente não só a performance financeira e operacional do negócio, mas principalmente de colaborar com a construção de uma imagem positiva da empresa.

Uma gestão efetiva dependerá da alocação de recursos voltado especificamente para um setor de Legal Operations (para saber mais sobre o tema, leia o ultimo texto do nosso blog) com a nomeação de responsável que possua como principal foco a organização, acompanhamento e otimização de procedimentos relativos à gestão de contratos, contando ou não com o auxílio de software jurídico. Com o boom das lawtechs e legaltechs nos últimos 5 anos, estas vêm continuamente desenvolvendo e aprimorando suas plataformas, cada vez mais úteis à rotina de setores jurídicos. De qualquer modo, é essencial que a empresa possa contar com profissionais voltados unicamente para a área contratual, de modo a alcançar o máximo potencial de seu lifecycle.

Um mecanismo altamente funcional e passível de promover mudanças ao procedimento de logística contratual é o “Contract Playbook” ou Manual dos Contratos.   Trata-se, na prática, de documento que contém fonte de orientação para departamentos jurídicos corporativos em relação a negociação de contratos. Nele estarão contidos os termos contratuais padrão de uma empresa; diretrizes específicas de negociação e também cláusulas especiais (ex: Non-Disclosure Agreement). Com ele, é possível reduzir consideravelmente o tempo envolvido em todas as fases contratuais, haja vista que reduz o tempo dos negociadores, diminui as chances de litígio por esclarecer termos e impor limites de linguagem, coloca todos os envolvidos na mesma página reduzindo gastos, riscos e aumentando adimplemento e a boa-fé.

Um Contract Playbook é usualmente construído em cima de um determinado template dentro do modelo de negócios da empresa (um contrato de licenciamento de software terá um playbook diferente de um contrato de vendas, por exemplo). Cada um deles incluirá, além de linguagem clara e objetiva e orientação sobre riscos, as seguintes diretrizes de elaboração: 1) a identificação de semelhanças e disposições frequentes; 2) a visualização de quais são as áreas em que desvios e inadimplência ocorrem com mais frequência; 3) a identificação de cláusulas rígidas e flexíveis, bem como de possíveis substituições (cláusulas de fallback); 4) os limites de negociação e indicação do momento de escalonamento, ou seja, quais é o espaço de movimentação possível dentro de uma negociação sem que instâncias superiores sejam envolvidas.

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